Особенности подбора площадки для свадебного торжества

Площадка (или заведение/локация/место проведения) для свадебного торжества – значимый, базисный элемент мероприятия, который стоит выбирать в первую очередь. Интерьер места проведения церемонии и банкета влияет на концепцию, визуальное оформление, цветовое решение свадьбы, а также на настроение, характер свадьбы и т.д. В связи с этим особо привлекательные площадки бронируются за несколько месяцев до события, порой даже за год и больше.

Площадка должна удовлетворять следующим первостепенным требованиям:

 

  1. Удобно и комфортно для Вас и Ваших гостей;
  2. Высокий уровень качества еды и сервиса;
  3. Красивое и опрятное место;
  4. Удачное территориальное расположение;
  5. Наличие одной или нескольких площадок для выездной регистрации.

Конечно, место проведения мероприятия должно полностью отвечать Вашему вкусу и требованиям (будь то старинный лофт или роскошный богемный ресторан).

 

Очень часто молодожены, приезжая в зал, принимают эмоциональные и, даже можно сказать, импульсивные решения: «Всё красиво, все здорово, надо срочно брать!» Но, как и везде, в подготовке к торжеству есть множество нюансов, о которых лучше узнать заранее и только после этого делать свой взвешенный выбор!

В данной статье мы решили поделиться с Вами многолетним опытом нашей компании и помочь Вам разобраться во всех тонкостях, на которые стоит обращать внимание при выборе места проведения мероприятия.

Итак, представляем Вам Топ-14 вопросов к потенциальной площадке для мероприятия, ответы на которые следует выяснить:

 

1. Вместимость зала, количество посадочных мест?

Необходимо сопоставить метраж площадки и количество приглашенных людей. Гостям должно быть комфортно подойти и разместиться за своим столиком. Официанты должны иметь свободный доступ к каждому столу и гостю за ним. Обязательно нужно предусмотреть место для сцены и танцпола.

Важный момент: наличие «слепых зон» и возможность их обойти/устранить с помощью продуманной расстановки мебели/дополнительного видео-оборудования. Зрительный контакт и визуальная доступность очень важны на мероприятии, как для молодых, так и для гостей. 

Визуальный контакт придаёт спокойствия молодым (т.к. они могут оценить происходящее и настроение всех гостей), а гости,  в свою очередь, могут обмениваться эмоциями с молодожёнами. 

Также отсутствие «слепых зон» даёт гостям ощущение постоянной включенности во всё происходящее.  

2. Как добраться до площадки, в том числе общественным транспортом?

Нужно обеспечить гостям максимально удобный маршрут к месту проведения свадьбы и, уже во время пути, постараться создать им настроение праздника.

Для этого стоит уточнить, есть ли :

 

  • Указатели по дороге и прочие ориентиры;
  • Гео-метки на виртуальных картах, навигатора;
  • Возможность гостям добраться «своим ходом», на общественном транспорте.

 

3. Расчет бюджета на банкет.

В первую очередь обязательно уточните, входит ли в стоимость банкета/меню аренда зала, т.к. сумма может значительно измениться после появления дополнительной суммы за аренду помещения.

Далее, ознакомьтесь с меню, вероятнее даже, с банкетным меню заведения. Затем, вместе с банкетным менеджером оцените примерный бюджет банкета (рестораны работают, как правило, по депозиту или банкетному предложению на человека). 

Важно помнить о том, что:

 

  • среднестатистический гость съедает за 5-6 часов банкета около 1,4 кг. еды (плюс торт!);
  • на выходе блюдо обычно весит меньше заявленного;
  • нужно включить в меню безалкогольные напитки (можно ориентироваться на 0,6-0,7л. на человека).

 

Огромным плюсом будет, если Вы оцените блюда и сервис заведения, попробовав местную кухню, к примеру, за обедом.

4. Каковы условия по закупу алкоголя?

У ресторанов есть несколько распространенных форматов работы с клиентами:

 

  1. заплатить пробковый сбор за человека и привезти все свое (один из самых удобных);
  2. заплатить тот же сбор за каждую бутылку,
  3. заказать первую часть у ресторана, и вторую, большую, привезти с собой.

 

Для справки и понимания: при заказе всего алкоголя у ресторана Вы потратите в среднем в 3-4 раза больше денег, чем при закупке его же в любом гипермаркете города.

5. Есть ли на площадке условия для хранения торта (холодильник для торта)?

Нужно выяснить:

 

  • насколько он вместительный,
  • будет ли в нем место в день мероприятия для Вашего торта (в случае, если Вы заказываете его «со стороны»).
  • есть ли тележка и скатерть для неё, нож, лопатка для торта (и как они выглядят) - об этом стоит позаботиться заранее.

 

Для справки: обычно хранить торт до выноса можно при нулевой температуре.

Важно!!! Обязательно уточните, площадка принимает на хранение только торты от лицензированных изготовителей или же это не принципиальный момент. В ином случае, праздник может остаться без традиционного сладкого элемента. 

6. Есть ли ограничения на ввоз/использование декораций и технического оборудования?

С какого времени можно заезжать на территорию заведения, нет ли нюансов? Об этом может позаботиться ваш организатор. Например, ресторан закрывается на бизнес-ланч, поэтому заезжать можно только за 2 часа до начала мероприятия – этого времени, исходя из практики, не достаточно для монтажа и декорирования площадки!

Важно понимать:

 

  • есть ли удобные подъезды, лифты и т.д для выгрузки тяжелого оборудования, декора, реквизита;
  • озаботится ли ресторан потом об утилизации флористического мусора;
  • нужно ли доплачивать за то, что подрядчики заезжают рано утром и выезжают через несколько часов после окончания банкета;
  • разрешен ли бой бокалов на территории заведения?

 

7. Наличие «смежного» c вами зала.

Какова вероятность пересечения вашего мероприятия с другим, которое идёт параллельно в соседнем зале? Конечно, крайне нежелательно, чтобы гости разных мероприятий пересекались друг с другом, т.к. это может привести совершенно к неожиданным ситуациям.

 

8. Место для проведения выездной регистрации.

Добрались до красоты :) Чтобы регистрация была действительно волшебной, уточняем о месте:

 

  • как оно выглядит, не перекрывают ли красивый вид высотки - новостройки?
  • как можно подъехать/подплыть/подлететь к ней, 
  • насколько зона регистрации обособлена только для Вас и Ваших гостей, 
  • есть ли возможность поставить туда стульчики, воткнуть в землю арку или тяжелое оборудование;
  • будет ли удобно добираться до места регистрации девушкам на каблуках?

 

9. Место для фуршета.

Фуршет: 

 

  • как далеко зона фуршета располагается от банкетной зоны, зоны выездной регистрации; 
  • если стол с закусками расположен на улице, то есть ли план «Б» на случай дождя;
  • есть ли возможность  устроить и фуршет и выездную регистрацию под крышей, при необходимости, или, есть ли возможность охлаждения этих зон в случае жары?

 

10.Расположение прочих зон на площадке.

Интересуемся инфраструктурой площадки для комфорта гостей и отсутствия ожидающих своего "выхода" артистов в зоне видимости:

 

  • есть ли оборудованные места для курения, где они располагаются;
  • наличие гардероба и обслуживающего персонала в нём;
  • количество и расположение туалетных комнат;
  • наличие гримёрки/ отдельной комнаты/ закрытой зоны для организаторов, артистов?

 

11. Обслуживание официантов.

Необходимо узнать:

 

  • сколько человек выделяют на каждый стол;
  • внешность официантов, дресс-код (возможность выбрать форму);
  • возможно ли провести брифинг с официантами на тему внешнего вида, поведения, подачи блюд, дозаказа со стороны гостей и т.д.

 

12. Наличие и точное количество столов, стульев (их формы/модели), текстиля (его качество/цвет/количество).

Бывает так, что площадка подходит идеально, но стулья не вписываются в концепцию свадьбы. В результате мебель приходится брать в аренду. Об этом тоже нужно позаботиться заранее и уточнить, возможен ли вариант аренды у оформителей или кейтеринговых компаний, которые обслуживают банкеты?

13. Наличие технического оснащения.

Если оно есть, то в каком количестве (доп. освещение, звуковое оборудование, экраны, проекторы, возможность и стоимость их аренды). Обязательно уточните, входит ли это оборудование в аренду площадки, чтобы в день мероприятия для Вас это не было сюрпризом и незапланированными тратами.

14. Возможность убрать что-то из интерьера.

Такая возможность может понадобиться, если часть предметов существующего интерьера не соответствует выбранной Вами концепции (картины, ковры, мебель и пр). Можно ли это выносить или вообще двигать? Особенно это касается исторических мест (а вдруг этому паркету 200 лет и на нём не должно появиться ни одной царапинки!).

В завершении статьи хотим сказать, что ,конечно, никто не застрахован от форс-мажоров… Самое главное - помните о том, что многое можно решить доброжелательным человеческим отношением, почти обо всех деталях в вашем идеальном месте можно договориться, обсудить с персоналом или владельцем заведения. Поэтому обращайте внимание на то, как Вас встретили, как с Вами общались, отвечали на все вопросы, насколько дружелюбен и внимателен к Вам был персонал.

Идеально то место, в котором комфортно, в первую очередь, Вам! Отличного праздника!

+7 (909) 713-66-77
https://new.vk.com/izhsvd